Ejemplo de digitalización GRUPO ACMS Consultores
La transformación digital en GRUPO ACMS consideramos que empezó hace algunos años, casi sin darnos cuenta. Desde el inicio de internet apostamos por desarrollar una página web y luchar por el posicionamiento On Line.
Inicialmente de una manera poco profesional y sin una estrategia y una metodología, actualmente con un equipo de profesionales que analizan diariamente el posicionamiento mediante distintas herramientas como por ejemplo SISTRIX y planifican los cambios según los criterios cambiantes de los buscadores.
Esto evidentemente ha cambiado la gestión comercial de la compañía, hemos evolucionado desde la publicidad por carta, el telemarketing e incluso la puerta fría a generar contenido de interés y que sean las organizaciones las que solicitan nuestros servicios.
La transformación digital
Los cambios asociados al marketing y la gestión comercial basados en el posicionamiento On Line fueron de la mano con el desarrollo de un CRM a medida. Poco a poco fuimos incorporando funcionalidades (gestión de proyectos, facturación electrónica, gestión documental, planificación, análisis financiero, comunicación interna y externa, etc.) lo que ha convertido nuestra aplicación informática de gestión en una integración de un CRM y un ERP. También cuenta con la funcionalidad de Repositorio documental que nos permite mantener documentación tanto de marketing como la necesaria para el trabajo, a disposición de los diferentes departamentos y trabajadores.
El ERP gestiona el uso y procedimientos internos que no repercuten directamente en la relación con los clientes (Enterprise Resources Planning) mientras que el CRM gestiona las relaciones con los clientes (Customer Relationship Management).
Proceso de digitalización de la empresa
Nuestra compañía invierte constantemente en mejorar nuestra aplicación informática CRM / ERP. Para ello contamos con el proveedor tecnológico DHISTUDIO APPWEB que además de desarrollar nuevas funcionalidades para nuestro CRM / ERP gestiona los cambios a nivel de programación y diseño que necesita nuestra Web.
Nuestra aplicación informática de gestión nos facilitó el trabajo considerablemente, empezamos a ser más productivos, pero, sobre todo, nos permitía adaptarnos sin darnos cuenta al cambio principal que se ha producido en nuestra compañía en los últimos años.
Este cambio se produjo a finales de 2012. Decidimos que toda la organización trabajase a distancia sin necesidad de ir diariamente a una oficina y con libertar de horario. Cambiamos el clásico presencialismo y el control de horarios de trabajo por el control de la productividad mediante las aplicaciones informáticas. Sin las aplicaciones informáticas desarrolladas anteriormente habría sido imposible este cambio.
El paso al teletrabajo y/o trabajo a distancia supuso un cambio a todos los niveles, mentalidad más abierta de la dirección, motivación del personal por incremento de la flexibilidad, mayor productividad y por supuesto una reducción importante de costes innecesarios para nuestra actividad de consultoría (oficinas, parking, mantenimiento de redes, mantenimiento de extintores, servidores locales, etc.)
Cuando en 2020 la pandemia obligó a la mayor parte de las organizaciones a adaptarse al teletrabajo de forma abrupta, nuestra compañía no tuvo que realizar ningún cambio en su operativa normal de trabajo.
GRUPO ACMS tiene implantado y certificado un Sistema de Gestión bajo la Norma ISO 9001 desde su creación en 1998. Poco a poco fuimos incorporando a nuestro CRM / ERP las funcionalidades necesarias para poder mantener este sistema. Con el tiempo nos dimos cuenta que mediante la participación de DHISTUDIO APPWEB podíamos desarrollar aplicaciones informáticas para facilitar a nuestros clientes la implantación y mantenimiento de los sistemas de gestión bajo distintas normas. Actualmente comercializamos software de gestión para las siguientes normas: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 15189, etc.
Al basar todo nuestro método productivo en una aplicación informática CRM / ERP que se encuentra en la nube y en la venta de aplicaciones informáticas para gestionar las normas que comentábamos antes, vimos la necesidad de tener en cuenta la ciberseguridad en todos los procesos de la gestión de nuestra empresa. Para ello decidimos implantar un sistema de seguridad de la información bajo la norma ISO 27001 y certificarlo. Esto nos permitió, entre otros muchos aspectos, ser conscientes de los riegos a los que nos exponemos diariamente en materia de ciberseguridad y concienciar al personal e implantar los tratamientos para reducir dichos riesgos.
Consideramos que en las circunstancias actuales de incremento diario de ataques informáticos, la implantación de un sistema de seguridad de la información bajo la Norma ISO 27001 o bajo el Esquema Nacional de Seguridad es algo que hay que contemplar desde el inicio del cambio, antes de que un problema de seguridad pueda poner en riesgo la continuidad del negocio.
Además de las aplicaciones informáticas mencionadas anteriormente, usamos otras aplicaciones para mantener videoconferencias y realizar consultoría On Line dentro y fuera de España.
Otro ejemplo de mejora productiva mediante la digitalización de la compañía ha sido el control de gastos y la gestión de justificantes de los comerciales y los consultores, sobre todo desde que el trabajo a distancia está 100% implantado. Para ello usamos la aplicación OKTICKET un software que mediante la fotografía de un ticket por ejemplo de una cafetería, reconoce todos los datos y envía directamente al responsable de contabilidad el justificante digitalizado con todos los datos necesarios para su contabilidad. Con anterioridad al uso de este magnífico software el personal de ACMS tenía que guardar los justificantes de todo el mes, enviarlos al responsable, etc. lo que suponía un trabajo y un coste innecesario.
Como parte de esta transformación digital gradual que empezamos hace ya algunos años, hemos desarrollado una plataforma propia de formación que nos permite dar otras opciones de formación más cómodas y baratas a nuestros clientes y alcanzar clientes objetivos fuera de nuestro mercado tradicional, España.
A nivel comercial hemos tenido que ir adaptando nuestros conocimientos. Además del posicionamiento On Line hemos contratado los servicios de formación de un experto en ventas por LinkedIn para aprender a diseñar, planificar y gestionar campañas comerciales por esta red profesional de manera más profesional.
La digitalización empresarial no consiste sólo en trabajar con aplicaciones informáticas
Como podéis ver la digitalización de una compañía no es sólo utilizar aplicaciones informáticas, internet o la nube, es estar abiertos a nuevas posibilidades de prestación de servicio o de producto, a cambios de mentalidad de la dirección y del personal y por supuesto estar dispuesto a reinventarte constantemente.
Evidentemente hemos contado parte de nuestra experiencia en el cambio digital porque es el ejemplo que mejor conocemos, no porque sea el mejor. Seguro que lo podríamos haber planificado y desarrollado mejor sin algunos de los problemas que nos hemos ido encontrando. Si alguno de vosotros, al leer este artículo, considera que podéis ofrecernos una sugerencia de mejora estaremos encantados de escucharla y analizarla. Nunca se sabe, lo mismo resulta de gran utilidad.
Digitalización Sistemas de Gestión
Como consultores, nos encontramos que son muchas las empresas que No tienen herramientas informáticas que les facilite la implantación.
Si la organización no contrata un software de sistema de gestión tenemos que trabajar con Word, Excel o Access para desarrollar la documentación y los registros.
Transformación digital en la gestión documental
Cualquier sistema de gestión necesita gestionar adecuadamente una serie de documentos.
Por ejemplo, la Norma ISO 9001 establece que el sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir la información documenta que la organización determine como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Es decir, el sistema estará formado por documentos tales como políticas, procedimientos, flujogramas, cuadros de gestión, registros, etc.
Transformación digital en marketing y ventas
¿Cómo abordar la transformación digital en los departamentos de márketing y ventas?
La transformación digital supone para las empresas la modificación de sus procesos y estrategias para sacar el máximo beneficio, no sólo económico, implantando las nuevas tecnologías.
Los procesos relacionados con marketing y ventas no son una excepción en el proceso de digitalización de una empresa.
Desarrollo de páginas Web, Blogs, Tiendas Virtuales...
La página Web debe permitir el cambio del proceso comercial y de marketing.
Para muchas empresas, el desarrollo de una página web ha sido el primer y único paso en el proceso de transformación digital de una compañía.
Si te has limitado a crear una página web lamento decirte que no has transformado nada.
Posicionamiento Online SEO y SEM
Cómo conseguir un buen posicionamiento de nuestra página Web.
Como ya hemos comentado en el apartado Desarrollo de páginas Web, Blogs, tiendas virtuales, etc. no basta con desarrollar una página web o una tienda virtual para incrementar los contactos con los clientes y por tanto las ventas. Es fundamental luchar constantemente para mantener la página en las primeras posiciones de los buscadores por las palabras de búsqueda que son de interés para nuestros clientes.
Uso de un CRM en la gestión comercial
¿Qué es un CRM? Digitalización de la gestión comercial
Un CRM (Customer Relationship Management, o Gestión de las relaciones con clientes) es una aplicación informática que permite centralizar y gestionar las interacciones que una organización tiene con sus clientes.
Un CRM te ayuda en la gestión comercial, el marketing y el servicio postventa o de atención al cliente.
LinkedIn en la gestión comercial (curso formación)
Transformación del proceso comercial clásico mediante el uso de LinkedIn. Transformación digital de la fuerza de ventas de una compañía.
Como comentábamos en el artículo Ejemplo de digitalización GRUPO ACMS Consultores todo el departamento comercial ha realizado un curso de formación con el fin de usar LinkedIn para vender más. Ya usábamos otras posibilidades digitales como el posicionamiento On lIne en nuestra gestión comercial, pero hemos decidido complementarlo con el uso de LinkedIn.
Motivación del equipo. Escape Room Online
Escape Room Online para motivar a nuestro equipo. Digitalización de la motivación.
La digitalización de una compañía tiene muchos beneficios. Cuando en el proceso de transformación digital modificamos estrategias y metodologías de la compañía y pasamos a teletrabajo o trabajo a distancia, como es el caso de GRUPO ACMS Consultores, nos podemos encontrar con alguna dificultad.
Por ejemplo, al estar 100% en teletrabajo, como es nuestro caso, el personal tiene más dificultades para reunirse con un compañero, tomar un café, o simplemente comentar cómo le ha ido el fin de semana.
Ciberseguridad y transformación digital
Es fundamental contemplar la seguridad de la información en todo el proceso de transformación digital.
A lo largo del año 2020 el Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE) atendió 133.155 incidentes de seguridad.
ISO 27001 en un proceso de transformación digital
La Norma ISO 27001 durante el cambio digital de una organización permite analizar la seguridad de la información de manera global.
La transformación digital, potenciada con los cambios de procesos fruto de la pandemia (teletrabajo, etc.) ha obligado a las empresas a exponer sus sistemas a internet (cloud, etc). Estos cambios tienen sus riesgos, sobre todo a nivel de seguridad de la información.
Control de gastos con OKTICKET
Cómo la digitalización de los datos puede ayudar a controlar los gastos del personal y facilitar la gestión de los tickets.
Como consultora especializada en implantación de sistemas de gestión para su posterior certificación o acreditación, los miembros de ACMS, tanto comerciales como personal técnico, tienen que desplazarse para visitar los clientes. Esto supone la realización de gastos de transporte, parquin, restaurantes, gasolineras, etc.
Escaneo de facturas y contabilización en tiempo real
Las empresas que aún no cuentan con un software de contabilidad, que les permita escanear rápida y fácilmente sus facturas (en cualquiera de sus formatos, ya sea de ventas o de gastos) para su digitalización, procesadas automáticamente por un software de automatización, se están enfrentando a grandes riesgos.
Hoy existen soluciones tecnológicas que ofrecen digitalizar las facturas, procesarlas y realizar el asiento contable automáticamente lo que permite ahorrar tiempo, reducir el gasto de gestión y aumentar la productividad del departamento financiero. ¡Además, estas soluciones son fáciles y rápidas de programar!