¿Qué es digitalizar una organización?
Actualmente todo el mundo habla de la digitalización de las organizaciones, pero ¿qué es realmente digitalizar una empresa u organización?
Podríamos pensar que digitalizar una empresa es usar la tecnología, pero en realidad la digitalización de una compañía consiste en usar las nuevas tecnologías para reinventar la forma de trabajar de la misma.
Se trata de rediseñar el modelo de negocio, los procesos, los productos y servicios e incluso la cultura de la organización, es decir adaptarse a una nueva realidad con la mente totalmente abierta.
Ejemplo de digitalización GRUPO ACMS Consultores
La transformación digital en GRUPO ACMS consideramos que empezó hace algunos años, casi sin darnos cuenta. Desde el inicio de internet apostamos por desarrollar una página web y luchar por el posicionamiento On Line.
Inicialmente de una manera poco profesional y sin una estrategia y una metodología, actualmente con un equipo de profesionales que analizan diariamente el posicionamiento mediante distintas herramientas como por ejemplo SISTRIX y planifican los cambios según los criterios cambiantes de los buscadores.
Esto evidentemente ha cambiado la gestión comercial de la compañía, hemos evolucionado desde la publicidad por carta, el telemarketing e incluso la puerta fría a generar contenido de interés y que sean las organizaciones las que solicitan nuestros servicios.
Digitalización Sistemas de Gestión
Como consultores, nos encontramos que son muchas las empresas que No tienen herramientas informáticas que les facilite la implantación.
Si la organización no contrata un software de sistema de gestión tenemos que trabajar con Word, Excel o Access para desarrollar la documentación y los registros.
Transformación digital en la gestión documental
Cualquier sistema de gestión necesita gestionar adecuadamente una serie de documentos.
Por ejemplo, la Norma ISO 9001 establece que el sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir la información documenta que la organización determine como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Es decir, el sistema estará formado por documentos tales como políticas, procedimientos, flujogramas, cuadros de gestión, registros, etc.
Transformación digital en marketing y ventas
¿Cómo abordar la transformación digital en los departamentos de márketing y ventas?
La transformación digital supone para las empresas la modificación de sus procesos y estrategias para sacar el máximo beneficio, no sólo económico, implantando las nuevas tecnologías.
Los procesos relacionados con marketing y ventas no son una excepción en el proceso de digitalización de una empresa.
Desarrollo de páginas Web, Blogs, Tiendas Virtuales...
La página Web debe permitir el cambio del proceso comercial y de marketing.
Para muchas empresas, el desarrollo de una página web ha sido el primer y único paso en el proceso de transformación digital de una compañía.
Si te has limitado a crear una página web lamento decirte que no has transformado nada.
Posicionamiento Online SEO y SEM
Cómo conseguir un buen posicionamiento de nuestra página Web.
Como ya hemos comentado en el apartado Desarrollo de páginas Web, Blogs, tiendas virtuales, etc. no basta con desarrollar una página web o una tienda virtual para incrementar los contactos con los clientes y por tanto las ventas. Es fundamental luchar constantemente para mantener la página en las primeras posiciones de los buscadores por las palabras de búsqueda que son de interés para nuestros clientes.
Uso de un CRM en la gestión comercial
¿Qué es un CRM? Digitalización de la gestión comercial
Un CRM (Customer Relationship Management, o Gestión de las relaciones con clientes) es una aplicación informática que permite centralizar y gestionar las interacciones que una organización tiene con sus clientes.
Un CRM te ayuda en la gestión comercial, el marketing y el servicio postventa o de atención al cliente.
LinkedIn en la gestión comercial (curso formación)
Transformación del proceso comercial clásico mediante el uso de LinkedIn. Transformación digital de la fuerza de ventas de una compañía.
Como comentábamos en el artículo Ejemplo de digitalización GRUPO ACMS Consultores todo el departamento comercial ha realizado un curso de formación con el fin de usar LinkedIn para vender más. Ya usábamos otras posibilidades digitales como el posicionamiento On lIne en nuestra gestión comercial, pero hemos decidido complementarlo con el uso de LinkedIn.
Motivación del equipo. Escape Room Online
Escape Room Online para motivar a nuestro equipo. Digitalización de la motivación.
La digitalización de una compañía tiene muchos beneficios. Cuando en el proceso de transformación digital modificamos estrategias y metodologías de la compañía y pasamos a teletrabajo o trabajo a distancia, como es el caso de GRUPO ACMS Consultores, nos podemos encontrar con alguna dificultad.
Por ejemplo, al estar 100% en teletrabajo, como es nuestro caso, el personal tiene más dificultades para reunirse con un compañero, tomar un café, o simplemente comentar cómo le ha ido el fin de semana.
Ciberseguridad y transformación digital
Es fundamental contemplar la seguridad de la información en todo el proceso de transformación digital.
A lo largo del año 2020 el Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE) atendió 133.155 incidentes de seguridad.
Si lo analizamos por categorías:
- 38.22% Malware: Cualquier pieza de software que lleve a cabo acciones como extracción de datos u otro tipo de alteración de un sistema.
- 32.02% Fraude: Uso no autorizado de recursos empleando tecnologías y/o servicios por usuarios no autorizados, suplantación de identidad, la violación de los derechos de propiedad intelectual u otros engaños económicos.
- 17.39% Sistema vulnerable: Fallos o deficiencias de un sistema que pueden permitir que un usuario no legítimo acceda a la información o lleve a cabo operaciones no permitidas de manera remota.
- 15.37% Otros: intrusión, intento de intrusión, contenido abusivo, robo de información, disponibilidad, recolección de información, etc.
Principales conclusiones sobre la Ciberseguridad en España
Si analizamos el informe GOOGLE sobre el Panorama actual de la Ciberseguridad en España podemos obtener las siguientes conclusiones:
- Incremento del número de ciberataques a nivel mundial: en 2018 hubo un 350% más de ataques de ransomware (programa malicioso que restringe el acceso a determinadas partes o archivos del sistema operativo infectado, y pide un rescate a cambio de quitar esta restricción) que en el año anterior.
Las pérdidas generadas por los ciberataques ascienden al 0,8% del PIB Mundial, estimado en unos 74,15 billones de euros. - La ciberseguridad es una disciplina que traspasa fronteras y requiere de una legislación transnacional. Por ejemplo, en 2018 el ransomware WannaCry infectó a 300.000 ordenadores de 150 países, afectando a más de tres cuartas partes del planeta, y causó pérdidas de 3.500 millones de euros.
- El 99,8% del tejido empresarial Español — compuesto por pymes— no se considera un objeto atractivo a los ciberataques. Casi 3 millones de empresas en España están poco o nada protegidas contra hackers.
- Pymes y usuarios particulares fueron los principales objetivos de los ciberataques en 2018, con un total de 102.414 incidentes registrados en España. Actualmente estos ataques son más masivos, en forma de cientos de pequeños ataques contra objetivos poco protegidos y requieren la intervención del usuario.
- El coste medio de un ciberataque a una pyme es de 35.000 euros y el 60% de las pymes cierra seis meses después de haber sufrido un ciberataque.
- La cultura de la ciberseguridad en las pymes españolas es todavía reactiva. Tan solo un 36% de las pymes encuestadas tiene establecidos protocolos básicos de seguridad como la verificación de dos pasos para el correo de empresa. El 30% de las webs no dispone del protocolo https
- Apenas un 14% de los usuarios encuestados actualiza sus contraseñas y solo un 21% hace regularmente copias de seguridad de sus archivos.
- Solo 1 de cada 10 usuarios encuestados se manifiesta completamente seguro cuando accede a internet. El 75% considera la ciberseguridad como muy importante pero solo 1 de cada 4 tiene antivirus de pago en sus dispositivos, tanto en ordenadores como en tablets o teléfonos móviles.
Ciberseguridad como eje fundamental
Como podéis ver, es fundamental considerar la seguridad de la información para cualquier tipo de organización, sobre todo si se encuentra en un proceso de transformación digital.Si estamos considerando digitalizar una empresa debemos considerar la ciberseguridad desde el inicio del proyecto considerando tres aspectos fundamentales:
- Los datos: Al ser el principal activo de cualquier organización será necesario poner los medios adecuado para protegerlos o recuperarlos (firewall, copias de respaldo o backup, etc.)
- Los procesos: tendremos que contemplar la seguridad de los equipos de digitalización, gestión documental y de almacenamiento, comunicaciones encriptadas, contraseñas, etc.
- Los centros de trabajo: si en el proceso de digitalización de una organización optamos por permitir la movilidad y la flexibilidad deberemos tener en cuenta soluciones antimalware, de borrado remoto, bloque de dispositivo en caso de pérdida o substracción, etc.
Con el fin de considerar todos estos aspectos de una forma metódica y ordenada, recomendaría a aquella empresa que se encuentre en pleno proceso de transformación digital que implante un sistema de gestión bajo la Norma ISO 27001 de seguridad de información, el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), ISO 22301 de continuidad de negocio, ISO 27032 Plan Director de Ciberseguridad, etc.
En los siguientes artículos puede obtener información sobre estar normas y el proceso para implantarlas y obtener la certificación.
Control de gastos con OKTICKET
Cómo la digitalización de los datos puede ayudar a controlar los gastos del personal y facilitar la gestión de los tickets.
Como consultora especializada en implantación de sistemas de gestión para su posterior certificación o acreditación, los miembros de ACMS, tanto comerciales como personal técnico, tienen que desplazarse para visitar los clientes. Esto supone la realización de gastos de transporte, parquin, restaurantes, gasolineras, etc.
Escaneo de facturas y contabilización en tiempo real
Las empresas que aún no cuentan con un software de contabilidad, que les permita escanear rápida y fácilmente sus facturas (en cualquiera de sus formatos, ya sea de ventas o de gastos) para su digitalización, procesadas automáticamente por un software de automatización, se están enfrentando a grandes riesgos.
Hoy existen soluciones tecnológicas que ofrecen digitalizar las facturas, procesarlas y realizar el asiento contable automáticamente lo que permite ahorrar tiempo, reducir el gasto de gestión y aumentar la productividad del departamento financiero. ¡Además, estas soluciones son fáciles y rápidas de programar!