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6 Claves para una correcta gestión de cambios
Publicado el 05/09/2022 - Actualizado el 13/10/2022
6 Claves para una correcta gestión de cambios en Sistema de Gestión
Todas las empresas son susceptibles de requerir la introducción de cambios, ya que deben adaptarse continuamente a cambios en su contexto, tanto interno, como externo, incluyendo cambios para adaptarse a situaciones cambiantes del mercado. Algunos son necesarios, para alcanzar una progresión o mejora de la compañía.
Si en tu empresa se está planteando la situación de introducir cambios en la organización o en el Sistema de Gestión de la Calidad puede que te estés planteando cómo organizarlo y si es realmente necesario llevar un control.
El proceso de gestión de cambios es un proceso de gran importancia
- Resistencia de los propios miembros de la empresa al cambio
- Falta de documentación que no permita identificar los fallos
- Fuga de talento
- Reducción de calidad de productos/ servicios
¿Cómo debería ser el proceso de gestión del cambio?
- el propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales
- la integridad del sistema de gestión de la calidad
- la disponibilidad de recursos
- la asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.
Pasos para planificar con éxito los cambios en el Sistema de Gestión
- Registra y detalla cuál es el cambio (Identificar cuál es el cambio y en qué proceso o actividad se va a realizar).
- Analiza si el cambio es favorable (debes analizar si el cambio ayuda a mejorar o no el proceso. Verificar si cumple el objetivo del proceso, si existen los recursos y que consecuencias trae para la organización. Describe porqué es necesario el cambio. Puede ser muy positivo el identificar los riesgos y oportunidades asociados a este cambio
- Planifica adecuadamente el cambio. Determinar los responsables y las actividades a desarrollar bajo un cronograma para tener un registro y tener evidencia para así poder realizar un seguimiento. En esta planificación, debe tenerse en cuenta cómo mantendremos la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad (que no se vea afectado negativamente, aunque sea de forma temporal).
- Comunica el cambio. Determina a quién se debe comunicar, cómo comunicarlo, teniendo en cuenta, además, el personal que puede presentar resistencia al cambio. Haz una labor pedagógica y conciéncialos.
- Implementa el cambio. Asegúrate de que el cambio se implemente y sea comunicado a las partes interesadas.
- Una vez realizada esa ficha procederemos a verificar la integridad del Sistema de Gestión de Calidad. Realiza el seguimiento a los resultados obtenidos con el cambio. Realiza un informe para la alta dirección mostrando los resultados y en su debido caso las observaciones para tomar acciones correctivas siempre bajo el objetivo de la mejora continua.
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José Antonio Rivero Ruiz
José Antonio Rivero es Técnico Consultor Senior de Sistemas de Gestión y Productos Sanitarios en Grupo ACMS Consultores.
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