Proceso de Digitalización en Grupo ACMS

Publicada el 23/04/2019

Proceso de Digitalización en Grupo ACMS

Dentro de un proceso global de digitalización de la compañía y política de papel cero, GRUPO ACMS Consultores ha mejorado sus procesos relacionados con la gestión de tickets de gastos y facturas. Para ello hemos contado con OKTICKET.

Antes de iniciar el proceso de digitalización de facturas y tickets,

GRUPO ACMS Consultores tenía que recopilar todos los meses los tickets de gasto de todos los técnicos y comerciales de todas las oficinas, enviarlas por mensajero al departamento de contabilidad desde sus distintas oficinas, guardar los originales durante años, etc. Todo este proceso invertía un tiempo considerable y generaba costes de gestión, mensajería, etc.

Al contratar los servicios de Okticket, los técnicos y comerciales de GRUPO ACMS disponen de una App que permite fotografiar el ticket de gasto o la factura en el momento en que se genera el gasto (restaurante, parking, etc.).

El sistema reconoce los datos (importe, proveedor, CIF, etc.) y se puede asociar a una hoja de gasto y a un centro de coste (delegación, departamento, etc.). Los tickets y facturas capturados con la aplicación tienen la misma validez que los presentaras en papel ya que el sistema de digitalización de Okticket está homologado por la Agencia Tributaria.

Entre los beneficios de la digitalización de los tickets de gasto podemos destacar:

1. Proceso ágil. El ticket llega al departamento contable en el momento en que se fotografía el ticket.
   
   
2. No es necesario que el personal de ACMS almacene tickets y facturas hasta su presentación al departamento de contabilidad, evitando perdidas, deterioros y los inconvenientes propios de su custodia.
   
   
3. Tanto el departamento contable como cada usuario tiene un control total sobre los gastos generados.

El proceso de digitalización que ha llevado a cabo GRUPO ACMS a todos los niveles de la organización ha permitido reducir prácticamente a cero el consumo de papel. 

Grupo ACMS Consultores se encuentra en proceso de implantación de la Norma ISO 27001 de Seguridad de la Información. OKTICKET nos ha facilitado considerablemente la disponibilidad e integridad de la información, en este caso de tickets y facturas, aspectos muy importantes en la norma ISO 27001.

GRUPO ACMS es una consultora especializada, entre otros servicios, en la implantación de sistemas de gestión para su posterior certificación (ISO 27001, ISO 20000, ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 13485, etc.) o acreditación (ISO 15189, ISO 17025, ISO 17020, etc.). Dispone de oficinas en Madrid, Burgos, Toledo y Barcelona, realizando proyectos de consultoría tanto a nivel nacional como internacional, bien directamente o a través de consultoras aliadas.