Digitalización - Escaneo de facturas y contabilización en tiempo real

Escaneo de facturas y contabilización en tiempo real

Las empresas que aún no cuentan con un software de contabilidad, que les permita escanear rápida y fácilmente sus facturas (en cualquiera de sus formatos, ya sea de ventas o de gastos) para su digitalización, procesadas automáticamente por un software de automatización, se están enfrentando a grandes riesgos.

Hoy existen soluciones tecnológicas que ofrecen digitalizar las facturas, procesarlas y realizar el asiento contable automáticamente lo que permite ahorrar tiempo, reducir el gasto de gestión y aumentar la productividad del departamento financiero. ¡Además, estas soluciones son fáciles y rápidas de programar!

En este artículo veremos porqué es necesario contar con un OCR eficiente e inteligente en su departamento financiero para poder aumentar la productividad del equipo, acceder a datos financieros en tiempo real y poder pilotar la empresa de forma estratégica.

Escaneo y contabilización de las facturas automáticamente

En el mercado hay todo tipo de escáneres de facturas, pero lo importante y lo más útil es que esté conectado de forma nativa a su ERP, para poder obtener los datos de la factura y contabilizar la información automáticamente, ya sea las facturas de proveedor o las facturas de cliente.
 
Los escáneres más potentes hoy en día son los que contienen un OCR que incorpore inteligencia artificial porque se aseguran de estar invirtiendo en un sistema que al programarlo, aprende y no es necesario tener que volver a enseñarle las cosas. Es importante siempre preguntarle al proveedor del software qué tasa de lectura automática tiene su OCR, qué tecnologías lo componen, etc.
 
De esta forma podemos olvidarnos de la facturación en papel y pasar a la facturación digital (EDI, PDF, desde el sitio del proveedor o cualquier otro formato digital) para tener un procesamiento más eficiente de los documentos. La tecnología llegó al departamento financiero para ayudarle a digitalizarse y optimizar sus operaciones.
 
Sin embargo, muchos creen que cualquier OCR sirve, que son todos iguales, que todos valen para lo mismo y cometen el grave error de pensar que, no aporta mucho valor y es "solo un escaneo simple de documentos". ¡Eso es porque aún no conocen las tecnologías de automatización inteligente!
 
La incorporación de un OCR no puede ser visto como un gasto sino como una inversión. De ser así, estamos en un punto de partida equivocado porque el OCR es la base de todo lo que sucederá después en el proceso con ese documento o factura. Si se prioriza el pagar un precio económico por encima de la calidad del OCR que se está adquiriendo, se corre el gran riesgo de que los documentos no sean escaneados y contabilizados eficientemente y que tengamos que poner al equipo financiero a verificar lo que hizo el software.... es decir; reemplazamos un dolor de cabeza por otro, pero no lo solucionamos.
  

¿Por qué elegir un OCR con Inteligencia Artificial y Machine Learning y no cualquier otro?

La extracción de datos mediante Inteligencia Artificial y Machine Learning es capaz de leer y "entender" qué información de un documento o factura se necesita utilizar y, lo que es más importante, qué se debe hacer con dicha información para que sea un dato relevante. Por ejemplo, el software que utiliza el aprendizaje automático puede completar el "Montante total" de una factura sin que se le enseñe o se le muestre dónde obtener los datos y con qué campo asociarlos. Debido a que la herramienta ha visto miles de ejemplos de documentos, puede basarse en experiencias pasadas para sacar conclusiones y digitalizar la información correctamente.
 

Aprendizaje automático e inteligente

Cuando se trata del software de automatización de Cuentas a pagar que propone Yooz, nuestra tecnología de extracción de datos inteligente aprovecha el OCR para extraer información de facturas escaneadas / fotos de facturas en papel o imágenes de facturas recibidas por correo electrónico. Luego interpreta la información, extrae los datos relevantes, los aplica al campo apropiado en la aplicación para luego ser revisados y enviados para su aprobación. Finalmente, los datos se exportan a un ERP o sistema contable. Si hay datos que no se pueden interpretar en un documento, Yooz aprende con el tiempo cómo manejar esos datos faltantes. Esto se conoce como aprendizaje automático y funciona con inteligencia artificial.
 
Las mejoras son constantes y nadie tiene que involucrarse en la enseñanza del software. El personal pasa de la entrada manual de datos y la verificación de terceros a simplemente revisar los datos recuperados para verificar su precisión. Si hay un error, el revisor puede hacer clic dentro de la aplicación Yooz para corregirlo y marcar la información perdida rápida y fácilmente. Al utilizar optimizaciones de aprendizaje automático, el sistema se volverá más inteligente con el tiempo, reduciendo la cantidad de errores.
 

Pero.. ¿qué implica todo esto para un CFO o para el equipo financiero?

Contar con una herramienta de escaneo de facturas automáticamente y que además pueda procesarlas y realizar el asiento contable automático, es de gran ayuda para agilizar y simplificar los complejos procesos de tratamiento de facturas que componen el departamento financiero de las empresas. Mark Brousseau, consultor y portavoz del Instituto de Gestión Financiera (IOFM) lo expresa claramente en una entrevista con el Instituto de Gestión Financiera: “las empresas de hoy esperan más de su función financiera sobre todo en cuestión de las Cuentas a pagar. Se dan cuenta de que si pueden acceder a la información y los datos alojados en su departamento de cuentas a pagar, pueden usarlos para respaldar una mejor gestión de su capital de trabajo, mitigar el riesgo potencial y tomar decisiones más estratégicas".
 
Esto permite a las empresas transformar los datos en conocimiento y tomar decisiones comerciales informadas y agilizar sus procesos comerciales. Esto es posible gracias a la combinación de un OCR con extracción inteligente de datos, un aspecto fundamental a tener en cuenta al momento de elegir una solución de automatización de las Cuentas a pagar.
 
Cuando se trata del software de automatización de Cuentas a pagar que propone Yooz, nuestra tecnología de extracción de datos inteligente aprovecha el OCR para extraer información de facturas escaneadas / fotos de facturas en papel o imágenes de facturas recibidas por correo electrónico. Luego interpreta la información, extrae los datos relevantes, los aplica al campo apropiado en la aplicación para luego ser revisados y enviados para su aprobación. Finalmente, los datos se exportan a un ERP o sistema contable. Si hay datos que no se pueden interpretar en un documento, Yooz aprende con el tiempo cómo manejar esos datos faltantes. Esto se conoce como aprendizaje automático y funciona con inteligencia artificial.
 
Cecilia Olaso
Responsable de Yooz Spain