Digitalización - Ejemplo de digitalización GRUPO ACMS Consultores

Ejemplo de digitalización GRUPO ACMS Consultores

La transformación digital en GRUPO ACMS consideramos que empezó hace algunos años, casi sin darnos cuenta. Desde el inicio de internet apostamos por desarrollar una página web y luchar por el posicionamiento On Line.

Inicialmente de una manera poco profesional y sin una estrategia y una metodología, actualmente con un equipo de profesionales que analizan diariamente el posicionamiento mediante distintas herramientas como por ejemplo SISTRIX y planifican los cambios según los criterios cambiantes de los buscadores.

Esto evidentemente ha cambiado la gestión comercial de la compañía, hemos evolucionado desde la publicidad por carta, el telemarketing e incluso la puerta fría a generar contenido de interés y que sean las organizaciones las que solicitan nuestros servicios.

La transformación digital

Los cambios asociados al marketing y la gestión comercial basados en el posicionamiento On Line fueron de la mano con el desarrollo de un CRM a medida. Poco a poco fuimos incorporando funcionalidades (gestión de proyectos, facturación electrónica, gestión documental, planificación, análisis financiero, comunicación interna y externa, etc.) lo que ha convertido nuestra aplicación informática de gestión en una integración de un CRM y un ERP. También cuenta con la funcionalidad de Repositorio documental que nos permite mantener documentación tanto de marketing como la necesaria para el trabajo, a disposición de los diferentes departamentos y trabajadores.

El ERP gestiona el uso y procedimientos internos que no repercuten directamente en la relación con los clientes (Enterprise Resources Planning) mientras que el CRM gestiona las relaciones con los clientes (Customer Relationship Management).

Proceso de digitalización de la empresa

Nuestra compañía invierte constantemente en mejorar nuestra aplicación informática CRM / ERP. Para ello contamos con el proveedor tecnológico DHISTUDIO APPWEB que además de desarrollar nuevas funcionalidades para nuestro CRM / ERP gestiona los cambios a nivel de programación y diseño que necesita nuestra Web.

Nuestra aplicación informática de gestión nos facilitó el trabajo considerablemente, empezamos a ser más productivos, pero, sobre todo, nos permitía adaptarnos sin darnos cuenta al cambio principal que se ha producido en nuestra compañía en los últimos años.

Este cambio se produjo a finales de 2012. Decidimos que toda la organización trabajase a distancia sin necesidad de ir diariamente a una oficina y con libertar de horario. Cambiamos el clásico presencialismo y el control de horarios de trabajo por el control de la productividad mediante las aplicaciones informáticas. Sin las aplicaciones informáticas desarrolladas anteriormente habría sido imposible este cambio.

El paso al teletrabajo y/o trabajo a distancia supuso un cambio a todos los niveles, mentalidad más abierta de la dirección, motivación del personal por incremento de la flexibilidad, mayor productividad y por supuesto una reducción importante de costes innecesarios para nuestra actividad de consultoría (oficinas, parking, mantenimiento de redes, mantenimiento de extintores, servidores locales, etc.)
Cuando en 2020 la pandemia obligó a la mayor parte de las organizaciones a adaptarse al teletrabajo de forma abrupta, nuestra compañía no tuvo que realizar ningún cambio en su operativa normal de trabajo.

GRUPO ACMS tiene implantado y certificado un Sistema de Gestión bajo la Norma ISO 9001 desde su creación en 1998. Poco a poco fuimos incorporando a nuestro CRM / ERP las funcionalidades necesarias para poder mantener este sistema. Con el tiempo nos dimos cuenta que mediante la participación de DHISTUDIO APPWEB podíamos desarrollar aplicaciones informáticas para facilitar a nuestros clientes la implantación y mantenimiento de los sistemas de gestión bajo distintas normas. Actualmente comercializamos software de gestión para las siguientes normas: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 15189, etc.

Al basar todo nuestro método productivo en una aplicación informática CRM / ERP que se encuentra en la nube y en la venta de aplicaciones informáticas para gestionar las normas que comentábamos antes, vimos la necesidad de tener en cuenta la ciberseguridad en todos los procesos de la gestión de nuestra empresa. Para ello decidimos implantar un sistema de seguridad de la información bajo la norma ISO 27001 y certificarlo. Esto nos permitió, entre otros muchos aspectos, ser conscientes de los riegos a los que nos exponemos diariamente en materia de ciberseguridad y concienciar al personal e implantar los tratamientos para reducir dichos riesgos.

Consideramos que en las circunstancias actuales de incremento diario de ataques informáticos, la implantación de un sistema de seguridad de la información bajo la Norma ISO 27001 o bajo el Esquema Nacional de Seguridad es algo que hay que contemplar desde el inicio del cambio, antes de que un problema de seguridad pueda poner en riesgo la continuidad del negocio.

Además de las aplicaciones informáticas mencionadas anteriormente, usamos otras aplicaciones para mantener videoconferencias y realizar consultoría On Line dentro y fuera de España.

Otro ejemplo de mejora productiva mediante la digitalización de la compañía ha sido el control de gastos y la gestión de justificantes de los comerciales y los consultores, sobre todo desde que el trabajo a distancia está 100% implantado. Para ello usamos la aplicación OKTICKET un software que mediante la fotografía de un ticket por ejemplo de una cafetería, reconoce todos los datos y envía directamente al responsable de contabilidad el justificante digitalizado con todos los datos necesarios para su contabilidad. Con anterioridad al uso de este magnífico software el personal de ACMS tenía que guardar los justificantes de todo el mes, enviarlos al responsable, etc. lo que suponía un trabajo y un coste innecesario.

Como parte de esta transformación digital gradual que empezamos hace ya algunos años, hemos desarrollado una plataforma propia de formación que nos permite dar otras opciones de formación más cómodas y baratas a nuestros clientes y alcanzar clientes objetivos fuera de nuestro mercado tradicional, España.

A nivel comercial hemos tenido que ir adaptando nuestros conocimientos. Además del posicionamiento On Line hemos contratado los servicios de formación de un experto en ventas por LinkedIn para aprender a diseñar, planificar y gestionar campañas comerciales por esta red profesional de manera más profesional.

La digitalización empresarial no consiste sólo en trabajar con aplicaciones informáticas

Como podéis ver la digitalización de una compañía no es sólo utilizar aplicaciones informáticas, internet o la nube, es estar abiertos a nuevas posibilidades de prestación de servicio o de producto, a cambios de mentalidad de la dirección y del personal y por supuesto estar dispuesto a reinventarte constantemente.

Evidentemente hemos contado parte de nuestra experiencia en el cambio digital porque es el ejemplo que mejor conocemos, no porque sea el mejor. Seguro que lo podríamos haber planificado y desarrollado mejor sin algunos de los problemas que nos hemos ido encontrando. Si alguno de vosotros, al leer este artículo, considera que podéis ofrecernos una sugerencia de mejora estaremos encantados de escucharla y analizarla. Nunca se sabe, lo mismo resulta de gran utilidad.